Transformation de l’espace de travail après un déménagement d’entreprise

Impact du Déménagement sur les Espaces de Travail

Le déménagement d’une entreprise est souvent une occasion de repenser et de transformer les espaces de travail pour mieux répondre aux nouveaux défis et tendances du marché. La pandémie de COVID-19 a accentué cette nécessité, avec la généralisation du télétravail et la rationalisation des surfaces occupées.

Selon Maxime Guern, dirigeant de Move It, “la pandémie de COVID-19 a profondément transformé l’environnement de l’immobilier d’entreprise. La rationalisation des espaces de travail et la généralisation du télétravail ont bouleversé les habitudes, entraînant une réduction des surfaces occupées”[1].

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Cette transformation se reflète dans la manière dont les entreprises utilisent leurs locaux. Par exemple, SFR a libéré un de ses quatre bâtiments pour faciliter les synergies et rationaliser les surfaces pour 5 000 salariés, ce qui a permis une réduction significative des coûts[1].

Aménagement et Conception des Espaces de Travail

L’aménagement des espaces de travail est un aspect crucial du déménagement d’une entreprise. Les entreprises comme Morning se spécialisent dans la conception et l’aménagement d’espaces de travail sur mesure. Avec une équipe interne composée d’architectes, designers, ébénistes et conducteurs de travaux, Morning propose des projets d’aménagement adaptés à chaque client.

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“Nous travaillons sur des projets de toute taille, en allant de l’élaboration des plans en passant par une partie conseil pour adapter les bureaux de chacun de nos clients à leurs usages,” explique Agathe Fouache de Morning[2].

Intégrer les Collaborateurs dans la Conception

L’intégration des collaborateurs dans le processus de conception est essentielle pour créer des espaces de travail efficaces et agréables. Les équipes de Morning mettent l’accent sur la participation des collaborateurs à l’élaboration des espaces en utilisant des méthodes de design thinking.

“On souhaite intégrer les collaborateurs dans la réflexion car on part du principe que c’est le collaborateur qui a la connaissance de ses besoins et usages dans son entreprise,” confie Aude Valtier de Morning[2].

Utilisation des Technologies pour Faciliter la Transition

Les technologies jouent un rôle majeur dans la facilitation de la transition vers de nouveaux espaces de travail. L’application Move APP de Move It, par exemple, gère l’ensemble des services après-vente liés à l’installation des collaborateurs, allant au-delà du simple déménagement.

“La dimension digitale est au cœur de nos activités. Notre application permet aux employés de signaler tout problème, qu’il s’agisse de mobilier, de propreté ou de bâtiment. Nous centralisons ensuite ces informations et les transmettons aux personnes appropriées pour résolution,” explique Maxime Guern[1].

Exemples Concrets de Transformation

Des entreprises comme BASF France ont récemment déménagé pour se rendre plus accessibles et modernes. Après plus de trente ans à Levallois-Perret, BASF France a déménagé en plein cœur de Paris, offrant à ses salariés un nouvel environnement de travail avec une terrasse, un laboratoire flambant neuf et des espaces modernes et confortables[3].

Défis Logistiques et Organisationnels

Le déménagement d’une entreprise pose également des défis logistiques et organisationnels importants. Les délais de livraison des nouveaux espaces de travail peuvent être retardés, créant des tensions sur le respect des délais de déménagement et la restitution des locaux. Des pénalités peuvent être imposées si les baux ne sont pas rendus à temps, soulignant l’importance de l’anticipation et d’une planification minutieuse[1].

Impact sur les Salariés et la Continuité des Activités

La communication est cruciale pour assurer la continuité des activités et la satisfaction des collaborateurs lors d’un transfert d’entreprise. “La communication est un élément crucial dans notre domaine, comparable à l’information en temps réel dans les transports. L’impulsion vient de la direction et se diffuse à tous les niveaux,” souligne Maxime Guern[1].

Conseils Pratiques pour un Déménagement Réussi

Planification et Anticipation

Établir un calendrier détaillé : Planifiez chaque étape du déménagement avec des délais précis pour éviter les retards.
Identifier les besoins : Comprenez les besoins spécifiques de vos collaborateurs et de votre entreprise pour concevoir des espaces adaptés.

Communication Efficace

Informez tous les niveaux : Assurez-vous que tous les employés soient informés des détails du déménagement et de leurs rôles respectifs.
Utilisez des outils digitaux : Des applications comme Move APP peuvent aider à centraliser les informations et à résoudre les problèmes rapidement.

Intégration des Collaborateurs

Impliquez les employés : Utilisez des méthodes de design thinking pour intégrer les collaborateurs dans la conception des nouveaux espaces de travail.
Sondages et Feedback : Recueillez les feedback des employés pour améliorer continuellement les espaces de travail.

Durabilité et Responsabilité Sociale

Réemploi et Transformation : Envisagez de réemployer et de transformer le mobilier existant pour réduire l’empreinte carbone, comme le fait Move It pour le nouveau siège d’Enedis[1].
Solutions Éco-conçues : Développez des produits éco-conçus, comme la gamme de mobilier de Morning, qui sont robustes et respectueux de l’environnement[2].

Tableau Comparatif : Avantages et Défis du Déménagement d’Entreprise

Aspects	Avantages	Défis
Espaces de Travail	Espaces modernes et confortables, rationalisation des surfaces occupées	Retards dans les travaux, pénalités pour non-respect des délais de baux
Communication	Communication efficace pour la continuité des activités, utilisation d’outils digitaux	Difficultés dans la diffusion de l’information à tous les niveaux
Intégration des Collaborateurs	Participation active des employés dans la conception, amélioration des espaces de travail	Résistance au changement, besoins diversifiés des collaborateurs
Technologies	Utilisation d’applications pour gérer les services après-vente, centralisation des informations	Dépendance aux technologies, risques de dysfonctionnements
Durabilité	Réduction de l’empreinte carbone, solutions éco-conçues	Coûts initiaux élevés pour les solutions durables, complexité de la mise en œuvre
Logistique	Optimisation des surfaces, réduction des coûts	Gestion des délais, coordination des équipes de déménagement

Liste à Puces : Étapes Clés pour un Déménagement Réussi

Évaluation des Besoins:
Comprendre les besoins spécifiques de l’entreprise et des collaborateurs.
Identifier les objectifs du déménagement (rationalisation des surfaces, modernisation des espaces).
Planification Détailée:
Établir un calendrier précis avec des délais pour chaque étape.
Allouer des ressources et des responsabilités claires.
Communication Efficace:
Informer tous les employés des détails du déménagement.
Utiliser des outils digitaux pour centraliser les informations et résoudre les problèmes.
Intégration des Collaborateurs:
Impliquer les employés dans la conception des nouveaux espaces de travail.
Recueillir les feedback pour améliorer continuellement les espaces.
Gestion Logistique:
Coordonner les équipes de déménagement et les fournisseurs.
Anticiper et gérer les retards potentiels.
Durabilité et Responsabilité Sociale:
Envisager le réemploi et la transformation du mobilier existant.
Développer des solutions éco-conçues pour réduire l’empreinte carbone.

Le déménagement d’une entreprise est une occasion unique de transformer les espaces de travail pour mieux répondre aux besoins modernes des collaborateurs et de l’entreprise. En intégrant les technologies, en impliquant les collaborateurs, et en adoptant des solutions durables, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité mais aussi contribuer à un environnement de travail plus agréable et responsable.

Comme le souligne Maxime Guern, “notre succès repose sur cette capacité à anticiper, imaginer et construire des solutions sur mesure en collaboration étroite avec nos clients et partenaires”[1]. En suivant ces conseils et en adoptant une approche globale et logistique, les entreprises peuvent naviguer avec succès dans les défis du déménagement et créer des espaces de travail innovants et efficaces.